Prendre de bonnes décisions pendant un atelier : 7 pièges à éviter et 4 conseils.
En tant que modérateur, tu ne veux pas seulement que tes participants soient engagés et créatifs. Au final, l'équipe doit prendre des décisions concrètes qui seront mises en œuvre plus tard. Dans ses formations et ses coachings individuels, notre auteur invité Michael Neubert a aidé plus de 1 000 animateurs à guider avec succès des équipes à travers cette phase critique de l'atelier. Dans son article, tu apprendras comment animer avec précision des votes, des processus de sélection ou des prises de décision en équipe.
Un événement d'équipe est prévu et tout le monde doit décider ensemble !
Pourquoi beaucoup d'ateliers échouent
Dans plein d'ateliers, on bosse dur. Mais quand il s'agit de passer à l'action, c'est le bouchon.
Pourquoi ?
Parce que souvent, le groupe n'arrive pas à se mettre d'accord sur des mesures concrètes. Les décisions sont reportées, édulcorées ou tout simplement pas prises, et au final, rien ne change. Sans décisions claires, même les meilleures idées tombent à l'eau.
12 façons d'aider les équipes à prendre des décisions
Il y a plein de façons de prendre des décisions en équipe. Voici quelques méthodes de prise de décision qui marchent bien pour les ateliers :
- Vote par points (« sondage multipoint ») – Démocratique, mais « à l'aveugle »
- Méthode de contenu – Prendre une décision éclairée
- Méthode du consensus – discuter jusqu'à ce qu'on arrive à une décision unanime
- Méthode du consentement – Objection sérieuse vs « Assez sûr pour essayer ? »
- Fist to Five – Du « veto » à la « solution parfaite »
- Vote à main levée – Simple et rapide
- Comparaison par paires – Classement relatif sans échelle
- Changement dans la matrice d'Eisenhower – Repérer vite le besoin de discuter
- Donner des notes – ça évite de devoir regrouper les élèves
- « Chacun prend deux favoris avec lui » – Pragmatique et engageant
- Matrice de décision avec critères et pondération – Décomposer la décision
- 1-2-4-all – Un grand classique des structures libératrices
Chacune de ces méthodes a ses avantages et ses inconvénients. C'est à toi, en tant que modérateur·rice, de choisir celle qui correspond le mieux à ton groupe et aux décisions à prendre.
Souvent, quand les décisions ne marchent pas, on dit que c'est à cause des méthodes. Et là, on entend vite : « Coller des points, c'est dépassé. Ça ne sert à rien ! »
Mais souvent, c'est plutôt parce que le processus global n'est pas bien pensé ou que les conditions ne sont pas réunies. Du coup, il faut d'abord comprendre pourquoi on prend de mauvaises décisions pour pouvoir choisir la bonne méthode et l'utiliser correctement.
Ce n'est pas à cause des points : les 7 pièges
Trop de choix
Le groupe peut se sentir dépassé s'il doit choisir parmi trop d'options. Par exemple, après une séance de brainstorming sur les innovations en matière de mobilité électrique , il doit sélectionner les 6 meilleures idées parmi 127.
Dans ce genre de situation, les gens ont tendance à chercher des échappatoires plutôt que de prendre une décision réfléchie. Ça peut mener à des résultats bizarres. Par exemple, l'option placée à hauteur des yeux sur le tableau d'affichage peut obtenir le plus de points parce qu'elle est facile à lire. Les options « mal placées » sont alors tout simplement ignorées.
Ton problème en tant que modérateur : très peu de participants le font consciemment et, même s'ils le font, ils n'en parlent pas ouvertement. Vu de l'extérieur, tout semble être une décision claire et consciente.
Répartition des voix
Ce truc, qu'on appelle aussi le vote fractionné, se produit quand des options super similaires se partagent les votes. Par exemple, dans un atelier pour organiser la prochaine sortie d'équipe, ça pourrait être les propositions « balade à vélo » et « randonnée en VTT ». Par rapport à une option unique, comme « visite au musée », elles sont donc désavantagées.
Choix tactique
Lors des votes, il arrive que les participants ne votent pas pour l'option qu'ils trouvent la meilleure. Certains suivent quelqu'un (un boss, un pote, un expert, etc.), d'autres votent contre quelqu'un d'autre.
Un exemple bien connu est l'effet HIPPO ( Highest Paid Person's Opinion), où l'avis de la personne la plus haut placée s'impose, même si ce n'est pas forcément la meilleure solution.
Il arrive souvent que les participants attendent, consciemment ou pas, que tout le monde ait voté. Ils votent alors en dernier pour utiliser au mieux les points qu'ils ont.
loi de la trivialité
C'est plus facile de parler de détails pas très importants, mais simples, que de discuter de problèmes importants, mais compliqués. Du coup, les grandes décisions sont vite mises de côté ou reportées.
Un exemple classique, c'est quand on passe des heures à parler de la couleur d'un logo, mais qu'on ne parle pas de la décision stratégique sur le public cible.
Discussions sans fin
Certains groupes ont tendance à discuter sans fin, sans jamais arriver à une conclusion. Du coup, il reste moins de temps pour prendre une décision bien réfléchie.
Même après avoir pris une décision, on se demande souvent comment interpréter le résultat : est-ce que 5 points d'une personne valent autant qu'un point de 5 personnes ? Est-ce qu'on peut additionner les votes de l'option X à ceux de l'option Y ? Que faire en cas d'égalité ?
Les bavards et les discrets
Dans beaucoup de groupes, il y a des participants qui dominent la conversation, tandis que d'autres ont à peine leur mot à dire. Ce déséquilibre dans le temps de parole peut empêcher certaines perspectives importantes d'être entendues et conduire à des décisions unilatérales.
Mauvaise mise en œuvre
Même si une décision est bonne, elle ne sert à rien si elle n'est pas mise en œuvre. Ça arrive souvent pour deux raisons :
- D'une part, il manque l'adhésion, c'est-à-dire l'accord et la volonté du groupe de vraiment soutenir la décision.
- D'un autre côté, le manque de ressources peut aussi faire échouer la mise en œuvre.
Une décision peut être super bonne, mais si elle n'est pas mise en place, tout le processus de décision aura été pour rien.
4 conseils pour prendre de bonnes décisions pendant l'atelier
Comment tu peux t'assurer que ton atelier aboutira à des décisions utiles ? Il y a quelques conditions de base à respecter.
La base : un travail préparatoire minutieux
Tu poses les bases d'une bonne décision dans l'atelier lors des phases précédentes : par exemple, en rassemblant les idées, les questions ou les problèmes sur lesquels vous devez vous prononcer. Grâce à ta modération habile et au choix de la bonne méthode d'atelier, tu t'assures que tout le monde :
- parler de la même chose,
- avoir les mêmes chances de participer,
- rester concentré sur l'essentiel et
- ont rendu leurs contributions compréhensibles et les ont illustrées.
Maintenant, c'est important de structurer les options de manière à ce qu'elles soient comparables, à un niveau similaire.
Une collection de Idées Comme dans l'exemple de l'événement d'équipe, on peut souvent organiser ça dans une structure hiérarchique. Si besoin, il faut trouver d'autres mots avec l'équipe (ici : vert) pour bien montrer la hiérarchie.
Pour les problèmes courants, comme le télétravail, la causalité est souvent la clé pour s'organiser.
Les colonnes du « schéma d'analyse des problèmes » peuvent être super utiles pour montrer les liens de cause à effet. Pour les champs vides, il faut aussi trouver des termes supplémentaires (en vert).
Si tu réduis ensuite les options de décision à un nombre raisonnable, tu disposeras d'une bonne base pour prendre une décision judicieuse.
3 questions auxquelles tu dois répondre avant
Trois trucs doivent être clairs avant de prendre une bonne décision :
- Pourquoi ?
- Qui ?
- C'était quoi ?
Ça peut paraître évident, mais c'est souvent oublié : avant de prendre une décision, tout le monde doit comprendre pourquoi il faut la prendre maintenant. Est-ce qu'on choisit juste les idées qu'on veut mettre en œuvre pendant le temps qu'il reste de l'atelier ? Ou est-ce qu'on décide déjà quelles idées seront mises en œuvre de manière définitive ?
Il est tout aussi important que le groupe sache qui prendra la décision finale. Parle-en avant avec la personne qui t'a confié cette mission ! Il se peut que les règles pour le télétravail ne soient pas décidées par le groupe, mais par la direction de l'entreprise. Le groupe doit juste proposer des idées qui ont du sens.
Assure-toi de poser une question claire qui ne laisse aucun doute sur ce qu'il faut décider . Ça veut dire aussi se limiter à l'une des « altitudes de vol » ou dimensions que vous avez déterminées à l'étape précédente. Les questions :
- « Laquelle des propositions de règles pour le télétravail t'aiderait le plus ? »
et
- « Quelles sont les règles les plus importantes pour notre groupe ? »
va faire naître différentes réponses dans la tête des participants.
Réfléchis aussi avant à ce à quoi tu veux que le résultat ressemble et comment vous allez faire dans les situations pas claires.
Formes possibles d'un résultat
- 1 « vainqueur »
- Priorisation – ordre d'importance de toutes les options
- Un certain nombre d'options « meilleures » ou « pires »
- Toutes les options possibles
Résultats possibles avec les besoins réglementaires
- Égalité entre deux ou plusieurs options
- Options qui s'excluent mutuellement (en cas de choix multiples)
- L'option l'emporte à la majorité relative et va à l'encontre du souhait de la majorité absolue.
Un processus bien défini
Pour qu'une décision soit juste et impartiale, le processus doit se dérouler dans le calme et sans interruption. C'est pourquoi il est super important que tout le monde comprenne bien les règles à l'avance. Ces règles dépendent bien sûr de la méthode choisie. Explique les règles même si tu penses qu'elles sont évidentes pour tout le monde. Par exemple, j'ai souvent vu des situations pas cool où un participant pensait au début qu'il ne pouvait pas coller de points adhésifs sur « sa » proposition, puis voulait les « retirer » et les recoller ailleurs.
Choisir la bonne méthode
Choisir la bonne méthode, c'est super important pour réussir le processus de décision. Selon la situation, ça peut être utile de « décomposer » la décision en deux ou plusieurs étapes, par exemple pour :
- décider progressivement des différentes dimensions ou hiérarchies individuellement ou
- d'abord réduire le nombre d'options avec une méthode avant de prendre une décision finale avec une autre méthode.
Les méthodes mentionnées au début sont plus ou moins adaptées selon la situation. Mais comment choisir celle qui convient le mieux ?
3 exemples de choix de méthodes
Voyons dans des situations pratiques comment choisir la méthode en fonction de la situation et des exigences :
Décision rapide quand le temps presse
Imagine que tu animes un atelier où on doit choisir le thème du prochain événement de l'entreprise. Le groupe est composé de 7 personnes et a trouvé 12 idées pendant le brainstorming. Il ne reste plus que 15 minutes avant la fin de l'atelier.
Le vote par points, aussi appelé sondage multipoint , est parfait pour ça. Chaque participant reçoit le même nombre de points qu'il peut donner à ses options préférées. Comme ça, le groupe peut vite se faire une idée et prendre une décision sans passer trop de temps à discuter. Le vote par points aide à fixer des priorités rapidement sans compliquer le processus de décision.
Trouver un consensus sur des sujets compliqués
Un scénario plus compliqué : la direction de ton entreprise veut mettre en place une nouvelle stratégie pour faire avancer la numérisation dans les cinq prochaines années. Il y a plein d'opinions et d'intérêts différents, et le sujet est compliqué.
La méthode du consensus est super adaptée ici. Le groupe discute et bosse sur la stratégie jusqu'à ce que tout le monde soit d'accord avec la décision. Il ne s'agit pas juste d'avoir la majorité. Le but, c'est plutôt de trouver une décision que tout le monde soutient. Cette méthode prend du temps, mais elle donne des résultats solides que tout le monde accepte et qui finissent par être mis en place.
Décision en cas de perspectives différentes
Dans un autre scénario, ton équipe doit prendre une décision où les participants ont des intérêts, des points de vue et des expériences différents, par exemple quand il faut décider , pendant l'atelier de planification OKR , quels objectifs qualitatifs doivent être atteints au cours du prochain trimestre pour arriver au MOAL.
La méthode 1-2-4-all est super pour ça. D'abord, les participants réfléchissent à la question tout seuls (1), puis ils se mettent d'accord sur la meilleure décision en groupes de deux (2), ensuite en groupes de quatre (4) et enfin en plénière (all). Comme ça, les infos, les points de vue ou les expériences qui n'étaient pas connus de tout le monde avant sont progressivement mis en commun. Les participants s'appuient sur les idées et les questions des autres. Ça aide à prendre une décision bien réfléchie et éclairée, même si au début, personne n'avait une vue d'ensemble claire.
Conclusion : comment animer des décisions contraignantes
Une prise de décision réussie au sein d'un groupe ne dépend pas seulement de la méthode utilisée, mais aussi d'une bonne préparation, de questions claires et d'un déroulement structuré. Chaque méthode de prise de décision a ses avantages et ses inconvénients, et c'est à toi, en tant que modérateur·trice, de choisir la bonne méthode et de diriger le processus décisionnel. En trouvant le bon équilibre entre structure et flexibilité, tu t'assureras que ton groupe prenne rapidement des décisions claires et réalisables à la fin de l'atelier.
Si tu veux en savoir plus sur comment marchent les différentes méthodes de prise de décision et sur leurs avantages et inconvénients, tu trouveras plus d'infos ici.