Goede beslissingen nemen in de workshop: 7 valkuilen en 4 tips.

 

Als facilitator wil je niet alleen dat je deelnemers actief en creatief bijdragen. Uiteindelijk moet het team concrete beslissingen nemen die later worden uitgevoerd. Onze gastschrijver, Michael Neubert, heeft in zijn trainingen en individuele coaching meer dan 1000 facilitators succesvol begeleid bij deze cruciale fase van de workshop. In zijn artikel leer je hoe je effectief stemrondes, selectieprocessen en besluitvorming binnen teams kunt begeleiden.

Er staat een teamevenement voor de deur en iedereen moet samen beslissen!

 

Waarom veel workshops mislukken

 

Veel workshops vergen veel hard werk. Maar als het later op de implementatie aankomt, loopt alles vast.

Waarom?

Omdat de groep het vaak niet eens kan worden over concrete maatregelen. Beslissingen worden uitgesteld, afgezwakt of helemaal niet genomen – en uiteindelijk blijft alles bij het oude. Zonder duidelijke beslissingen lopen zelfs de beste ideeën op niets uit.

12 methoden om teams te begeleiden bij het nemen van beslissingen

Er zijn verschillende methoden om als team beslissingen te nemen. Besluitvormingsmethoden die geschikt zijn voor workshops zijn onder andere:

• Puntstemmen (meerpuntstemmen) – democratisch, maar “blind”
• Inhoudsmethode – Het nemen van weloverwogen beslissingen
• Consensusmethode – discussieer tot er een unaniem besluit is bereikt.
• Toestemmingsmethode – Ernstig bezwaar versus “Veilig genoeg om het te proberen?”
• Van vuist tot vijf – Van “veto” naar “perfecte oplossing”
• Stemmen door handopsteking – Eenvoudig en snel
• Paarwise vergelijking – Relatieve rangschikking zonder schaal
• Verschuivingen in de Eisenhower-matrix – Snel vaststellen wanneer discussie nodig is
• Het geven van cijfers maakt clustering overbodig.
• “Iedereen heeft twee favorieten” – Pragmatisch en boeiend
• Beslissingsmatrix met criteria en weging – het besluitvormingsproces verder uitsplitsen
• 1-2-4-all – Een klassieker van Liberating Structures

 

Elk van deze methoden heeft zijn sterke en zwakke punten. Het is aan jou als facilitator om de methode te kiezen die het beste bij jouw groep en de besluitvormingsbehoeften past.

Methoden worden vaak als excuus gebruikt wanneer beslissingen mislukken. Dan hoor je vaak: "Stippen op papier plakken is ouderwets. Daar bereik je niets mee!"

De hoofdoorzaak ligt echter meestal in een slecht doordacht proces of een gebrek aan randvoorwaarden. Daarom is het essentieel om eerst de oorzaken van verkeerde beslissingen te onderzoeken, om zo de juiste methode nauwkeurig te kunnen selecteren en correct toe te passen.

 

Het gaat niet om het plakken van de puntjes: De 7 valkuilen

 

Keuzestress

 

De groep kan overweldigd raken als ze met te veel opties wordt geconfronteerd. Bijvoorbeeld als ze na een brainstormsessie over innovaties voor elektromobiliteit wordt gevraagd om de 6 beste ideeën uit 127 te selecteren.

In dergelijke situaties zoeken mensen vaak naar omwegen in plaats van een weloverwogen beslissing te nemen. Dit kan tot bizarre resultaten leiden. Zo kan de optie die zich op ooghoogte op het prikbord bevindt de meeste punten krijgen omdat deze gemakkelijk te lezen is. Opties die "slecht geplaatst" zijn, worden dan simpelweg genegeerd.

Jouw probleem als moderator: Heel weinig deelnemers doen dit bewust, en als ze het al doen, zullen ze het waarschijnlijk niet openlijk bespreken. Van buitenaf lijkt het allemaal een duidelijke en bewuste beslissing.

Stemverdeling

Dit fenomeen, ook wel stemverdeling genoemd, treedt op wanneer zeer vergelijkbare alternatieven evenveel punten krijgen. In een workshop waarin bijvoorbeeld het volgende teamuitje wordt gepland, kunnen de suggesties "fietstocht" en "mountainbiketocht" evenveel punten krijgen. Vergeleken met een losstaande optie – zoals "museumbezoek" – staan ze in het nadeel.

 

Tactische keuze

Bij stemmingen kan het voorkomen dat deelnemers niet stemmen voor de optie die zij het beste vinden. Sommigen stemmen op basis van de mening van één persoon (leidinggevende, vriend, expert, enz.), terwijl anderen juist tegen iemand anders stemmen .

Een bekend voorbeeld is het HIPPO-effect (Highest Paid Person's Opinion), waarbij de mening van de hoogstgeplaatste persoon doorslaggevend is, ook al is dat niet per se de beste oplossing.

Het komt ook vaak voor dat deelnemers – bewust of onbewust – wachten tot iedereen zijn stem heeft uitgebracht. Dan stappen ze als laatste naar voren om te "stemmen" en zo hun beschikbare punten "optimaal" te benutten.

Wet van de trivialiteit

Het is gemakkelijker om te discussiëren over onbelangrijke – maar eenvoudige – details dan over belangrijke – maar complexe – problemen. Belangrijke beslissingen worden daardoor snel verwaarloosd of uitgesteld.

Een klassiek voorbeeld is urenlang discussiëren over de kleur van een logo, terwijl de strategische beslissing over de doelgroep niet aan bod komt.

Eindeloze discussies

Sommige groepen hebben de neiging eindeloos te discussiëren zonder ooit tot een conclusie te komen. Daardoor blijft er minder tijd over voor een weloverwogen besluit.

Zelfs nadat er ogenschijnlijk een besluit is genomen, ontstaan er vaak discussies over de interpretatie van de uitslag: Zijn 5 punten van één persoon evenveel waard als 1 punt van elk van 5 personen? Kunnen we de stemmen voor optie X niet ook optellen bij die voor optie Y? Wat doen we in geval van een gelijkspel?

Mensen die veel praten en mensen die niet veel praten.

In veel groepen domineren sommige deelnemers, terwijl anderen nauwelijks aan het woord komen. Deze onbalans in spreektijd kan ertoe leiden dat belangrijke perspectieven worden genegeerd en dat beslissingen eenzijdig worden genomen.

Slechte implementatie

Zelfs een goed doordachte beslissing is waardeloos als deze niet wordt uitgevoerd. Dit gebeurt vaak om de volgende twee redenen:

 

• Ten eerste is er een gebrek aan draagvlak – dat wil zeggen, de interne overeenstemming en bereidheid van de groep om het besluit daadwerkelijk te steunen.
• Aan de andere kant kan een gebrek aan middelen ook leiden tot een mislukte implementatie.

 

Hoe goed een beslissing ook is, als deze niet wordt uitgevoerd, is het besluitvormingsproces uiteindelijk tevergeefs geweest.

4 tips voor succesvolle beslissingen tijdens de workshop

Hoe kunt u ervoor zorgen dat uw workshop tot nuttige beslissingen leidt? Er zijn een aantal basisvoorwaarden.

De basis: een grondige voorbereiding

Je legt de basis voor een goede beslissing tijdens de workshop in de voorafgaande fasen: bijvoorbeeld bij het verzamelen van de ideeën, vragen of problemen waarover je een besluit gaat nemen. Door je vakkundige begeleiding en de keuze van de juiste workshopmethode zorg je ervoor dat iedereen:

• over hetzelfde praten,
• hebben dezelfde kans om deel te nemen,
• blijf gefocust op de essentie en
• Ze maakten hun bijdragen begrijpelijk en visualiseerden ze.

 

Het is nu belangrijk om de opties zo te structureren dat ze van vergelijkbare omvang zijn, op een vergelijkbaar "niveau".

 

 

Een losse verzameling ideeën – zoals het voorbeeld van het teamevenement – kan vaak op een zinvolle manier in een hiërarchische structuur worden georganiseerd. Indien nodig moeten er samen met het team aanvullende termen (hier: groen) worden gevonden om de hiërarchie volledig weer te geven.

Bij problemen die zich hebben opgestapeld – bijvoorbeeld problemen die samenhangen met thuiswerken – is causaliteit vaak de sleutel tot het structureren ervan.

 

De kolommen van het "Probleemanalyseschema" kunnen een nuttig hulpmiddel zijn om causale verbanden te illustreren. Voor lege velden (groen) moeten aanvullende termen worden gevonden.

 

Als je het aantal beslissingsopties nu terugbrengt tot een beheersbaar niveau, heb je een goede basis voor een weloverwogen beslissing.

3 vragen die je van tevoren moet beantwoorden

 

Voordat een goede beslissing genomen kan worden, moeten er drie zaken transparant zijn:

• Om welke reden?
• WHO?
• Wat?

 

Het klinkt misschien onbelangrijk, maar naar mijn mening is dit het punt dat het vaakst over het hoofd wordt gezien: voordat er een besluit wordt genomen, moet iedereen duidelijk weten waarom dat besluit nu genomen moet worden. Bepalen we alleen nog maar voor welke voorstellen we de resterende workshoptijd van vandaag willen gebruiken? Of gaat het er al om te beslissen welke voorstellen daadwerkelijk worden uitgevoerd?

Het is net zo belangrijk dat de groep begrijpt wie de beslissing neemt. Bespreek dit punt van tevoren met de klant! In sommige gevallen hoeven de regels voor thuiswerken zelfs niet eens vastgesteld te worden, omdat dat de verantwoordelijkheid van het bedrijfsmanagement is. De groep moet dan simpelweg zinnige suggesties indienen.

Zorg ervoor dat u een duidelijke vraag formuleert die geen twijfel laat bestaan over wat er besloten moet worden. Dit houdt ook in dat u de vraag beperkt tot een van de 'niveaus' of dimensies die u in de vorige stap hebt bepaald. De vragen:

 

• "Welke van de voorgestelde regels voor thuiswerken zou u persoonlijk het meest helpen?"

En

• "Wat zijn de belangrijkste regels voor onze groep?"

zal verschillende reacties oproepen bij de deelnemers.

Denk van tevoren na over hoe het resultaat er formeel uit moet zien en hoe je te werk gaat in onduidelijke situaties.

 

 

Mogelijke vormen van een resultaat

 

• 1 “Winnaar”

 

• Prioritering – het rangschikken van het belang van alle opties

 

• Een bepaald aantal "beste" of "slechtste" opties

 

• Alle acceptabele opties

 

 

Mogelijke resultaten met standaardbehoeften

 

• Een gelijkspel tussen twee of meer opties
• Wederzijds exclusieve opties (in gevallen met meerdere keuzemogelijkheden)
• De optie wint met een relatieve meerderheid, wat indruist tegen de wensen van de absolute meerderheid.

 

Duidelijk gereguleerd proces

 

Om tot een eerlijke en onpartijdige beslissing te komen, moet het proces zo rustig en ongestoord mogelijk verlopen. Daarom is het extra belangrijk dat iedereen de regels van tevoren begrijpt. Deze regels zijn uiteraard afhankelijk van de gekozen methode. Leg de regels uit, zelfs als je denkt dat ze voor iedereen vanzelfsprekend zijn. Ik heb bijvoorbeeld vaak meegemaakt dat een deelnemer in eerste instantie dacht dat hij of zij geen stickers op "eigen" vakjes mocht plakken en ze vervolgens wilde "terugnemen" en opnieuw wilde aanbrengen.

 

De juiste methode kiezen

 

De juiste methode kiezen is cruciaal voor het succes van het besluitvormingsproces. Afhankelijk van de situatie kan het nuttig zijn om de beslissing op te splitsen in twee of meer stappen, bijvoorbeeld om:

• om de verschillende dimensies of hiërarchieën afzonderlijk, stap voor stap, te bepalen, of
• Eerst wordt het aantal opties met één methode beperkt, waarna met een andere methode een definitieve beslissing wordt genomen.

 

 

De methoden die aan het begin werden genoemd, zijn min of meer geschikt, afhankelijk van de situatie. Maar hoe kies je de juiste?

 

3 voorbeelden van methodeselectie

 

Laten we eens kijken naar praktische voorbeelden van hoe je de juiste methode kiest, afhankelijk van de situatie en de vereisten:

Snelle beslissing in korte tijd

 

Stel je voor dat je een workshop leidt om het thema voor het volgende bedrijfsevenement te bepalen. De groep bestaat uit zeven personen en heeft twaalf ideeën bedacht . Er zijn nog maar 15 minuten over voordat de workshop eindigt.

Puntstemmen – ook wel meerpuntstemmen genoemd – is hiervoor bij uitstek geschikt. Elke deelnemer krijgt hetzelfde aantal punten, die hij of zij verdeelt over de voorkeursopties. Dit stelt de groep in staat om snel hun mening te peilen en een besluit te nemen zonder langdurige discussies. Puntstemmen helpt om snel prioriteiten te stellen zonder het besluitvormingsproces te overbelasten.

 

Consensus bereiken over complexe kwesties

 

Een complexer scenario: het management van uw bedrijf wil een nieuwe strategie ontwikkelen om de digitalisering de komende vijf jaar te stimuleren. Er zijn veel verschillende meningen en belangen, en het onderwerp is complex.

De consensusmethode is hier bijzonder geschikt. De groep bespreekt en werkt aan de strategie totdat elke deelnemer het besluit kan steunen. Het gaat niet alleen om meerderheden. Het doel is om tot een besluit te komen dat door alle betrokkenen wordt onderschreven. Hoewel de methode tijdrovend is, leidt ze tot haalbare resultaten die door iedereen worden geaccepteerd en uiteindelijk worden geïmplementeerd.

 

Besluitvorming vanuit verschillende perspectieven

 

In een ander scenario staat uw team voor een beslissing waarbij de deelnemers verschillende bijdragen, perspectieven en ervaringen hebben – bijvoorbeeld wanneer de OKR-planningsworkshop tot doel heeft de vraag te beantwoorden welke kwalitatieve doelen er in het volgende kwartaal moeten worden bereikt op weg naar MOAL.

 

 

De 1-2-4-allen- methode is hier geschikt. Eerst denken de deelnemers individueel na over de vraag (1), vervolgens komen ze in tweetallen tot een overeenstemming over de beste beslissing (2), daarna in groepjes van vier (4), en ten slotte in een plenaire sessie (allen). Op deze manier worden informatie, perspectieven of ervaringen die aanvankelijk niet voor iedereen bekend waren, geleidelijk samengebracht. De deelnemers bouwen voort op de ideeën en vragen van anderen. Dit bevordert een weloverwogen en geïnformeerde beslissing, zelfs als het totaalbeeld in het begin niet voor iedereen duidelijk was.

 

Conclusie: Hoe bindende beslissingen te matigen

 

Succesvolle groepsbesluitvorming hangt niet alleen af van de methode, maar ook van een grondige voorbereiding, heldere vragen en een gestructureerd proces. Elke besluitvormingsmethode heeft zijn voor- en nadelen, en het is jouw rol als facilitator om de juiste methode te kiezen en het besluitvormingsproces te begeleiden. Een goede balans tussen structuur en flexibiliteit zorgt ervoor dat je groep aan het einde van de workshop snel tot duidelijke en uitvoerbare beslissingen komt.

Als u meer wilt weten over hoe de verschillende besluitvormingsmethoden werken en wat hun voor- en nadelen zijn, kunt u hier meer informatie vinden.